Mailcampagnes bereidt u best net zo goed voor als al uw andere campagnes. Dit is logisch, maar wordt in de praktijk soms wel eens vergeten. De reden hiervoor is dat het heel eenvoudig is om nieuwsbrieven op te stellen en te verzenden. De doorlooptijd van de voorbereiding is gewoon veel korter en dat heeft zo zijn voordelen, maar ook enkele nadelen.

Een duidelijk voordeel is dat u heel kort op de bal kunt spelen. Een campagne kan u met onze mailtechnologie in een mum van tijd maken en versturen. Probeer dit maar eens te doen met bijvoorbeeld een productcatalogus die u via de post wenst te versturen...

Een voorbeeld van een duidelijk nadeel is dat u geneigd bent om minder tijd te nemen en fouten te voorkomen. De onderstaande tips zijn net bedoeld om u hierbij te helpen.

In elk bedrijf of organisatie zijn er verschillende afdelingen. Als u een éénmanszaak runt, neemt u alle taken op zich. Maar ook dan geldt dat u over een goede coördinatie dient te beschikken om de productie, verkoop, dienst-na-verkoop, betalingen, leveringen, distributie... in goede banen te leiden.

De nieuwsbrief vormt een onderdeel van uw marketing en PR-afdeling en het is dan ook belangrijk dat binnen uw bedrijf de afdeling (of persoon) die verantwoordelijk is voor de nieuwsbrief, goed op de hoogte is van alle nieuwtjes en agenda´s.

Over hoe u de communicatie in een bedrijf onderling het best afstelt, zijn hele bibliotheken volgeschreven. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling om dit hier uiteen te zetten, maar een paar basistips zijn wel nuttig.

1. Stel 1 verantwoordelijke aan voor de nieuwsbrief. Deze persoon zal zich hier niet voltijds mee bezighouden, maar als coördinator moet hij wel gekend zijn bij alle afdelingen. Wanneer er dan iets belangrijks te melden is, kan dit naar de verantwoordelijke doorgestuurd worden.

2. Gebruik een aantal vaste rubrieken voor uw nieuwsbrief. Op deze manier is het verwerven en selecteren van nieuwtjes overzichtelijker. Alles wat u op regelmatige basis verricht, maar toch afwijkend is, kan een vaste rubriek worden in uw nieuwsbrief. U kunt bijvoorbeeld een onderdeel vacatures opnemen indien u regelmatig op zoek bent naar extra krachten.

 

Het internet en e-mail zijn snelle media, maar houden het risico in dat fouten snel gemaakt zijn. Een foutje op uw website is snel rechtgezet. Een fout in uw e-mail kan zich tegen u keren omdat de ontvanger de mail in zijn bezit kan houden. Stel u bijvoorbeeld voor dat u een mail verstuurt en daar 50% korting belooft, maar 5% had bedoeld... De meeste fouten haalt u uit uw nieuwsbrief door volgende tips in de praktijk om te zetten:

1. Laat de tekst nalezen door iemand anders dan de auteur, of herlees de tekst de dag nadat u hem geschreven heeft. Taalfouten wekken namelijk een onprofessionele indruk en dat is natuurlijk niet wat u beoogt.

2. Stuur uzelf en uw collega's een testmail alvorens u de nieuwsbrief naar uw klanten stuurt.

3. Controleer of alle hyperlinks die u ingesloten heeft, naar de juiste pagina van uw website leiden.

 

In elke cursus Time Management leert men u dat het nuttig is om doeleinden vast te stellen. En dat is niet voor niets. Een duidelijk afgebakend doel werkt namelijk niet enkel motiverend, maar geeft u ook de kans om vrij objectief resultaten te meten. Houd bij het opstellen van uw campagnedoelen rekening met de algemeen geldende SMART-regel.

1. Specifiek. Bepaal de doelstellingen van uw nieuwsbrief (in het algemeen) zo accuraat mogelijk. Waarom? Wie? Wat? Wanneer? Waarom?

2. Meetbaar. Leg cijfers vast die u wenst te bereiken. Hoeveel nieuwsbrieflezers wil ik volgende maand bereiken? Hoeveel volgend jaar? Hoeveel regelmatige bezoekers wil ik hebben voor mijn website? Hoeveel nieuwe klanten wil ik met mijn nieuwsbrief vinden?

3. Acceptabel. De doelen moeten voor het hele bedrijf aanvaardbaar zijn en afgestemd zijn op het beleid en de visie die uw bedrijf of organisatie voert.

4. Realistisch. Uw doelen moeten realistisch zijn. Denken dat u met een nieuwsbrief plots een aanwinst van 500% zal maken, is vrij onrealistisch.

5. Tijdgebonden. Elk doel moet een duidelijke start- en einddatum hebben. Wanneer starten de activiteiten om de doelen te behalen? Wanneer moeten ze gerealiseerd zijn?

 

   Tips voor de opvolging van uw mail campagnes.

   Tips om adressen te verzamelen voor uw nieuwsbrief.

   Tips om uw nieuwsbrief uit de spambox te houden.

   Tips om uw mail niet te groot te maken.

   Tips voor de timing van uw mail campagnes.